Datenschutzerklärung

Deecke Holding. Kontakt zum Datenschutz: info@deecke-creativeagency.com.

Wir haben zwei Rollen. Welche davon gilt, entscheidet, an wen Sie sich wenden sollten:

• Wir sind Verantwortliche für die Konten der Personen, die DeeCore nutzen, für die Abrechnung und für die Sicherheit von DeeCore.
• Wir sind Auftragsverarbeiter für die Daten, die unsere Kunden in DeeCore speichern: ihre Kontakte, Leads, Deals, Anrufe, E-Mails und Nachrichten, einschließlich Daten aus ihren Facebook-, Instagram- und WhatsApp-Konten. Verantwortlich für diese Daten ist das jeweilige Kundenunternehmen; es entscheidet, was mit ihnen geschieht. Wir verarbeiten sie nur nach seinen Weisungen.

Wenn ein Unternehmen Ihnen einen DeeCore-Zugang gibt oder Sie sich selbst registrieren, verarbeiten wir:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Einweg-Hash gespeichert), Telefonnummer, falls angegeben, Sprache und Einstellungen der Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Sicherheits- und Nutzungsdaten: Anmeldungen, IP-Adresse und Browserangaben von Anfragen sowie ein Protokoll der Änderungen im Arbeitsbereich (wer was wann geändert hat).
• Abrechnungsdaten: Bei kostenpflichtigen Tarifen werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der Name des Arbeitsbereichs an unseren Zahlungsdienstleister Stripe übermittelt. Kartendaten geben Sie auf der Seite von Stripe ein; sie erreichen uns nie.
• Nachrichten an uns: Supportanfragen und unsere Antworten.

Wir verwenden sie, um DeeCore auf Grundlage des Vertrags mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), um DeeCore zu schützen und Missbrauch aufzuklären (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst) und um steuer- und handelsrechtliche Pflichten zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Unternehmen nutzen DeeCore, um ihre Kundenbeziehungen zu verwalten. Je nach genutzten Funktionen gehören dazu Kontaktdaten, Notizen, Aufgaben, Deals und ihre Werte, E-Mails aus verbundenen Postfächern, Telefonate (mit Aufzeichnungen und, falls eingeschaltet, Transkripten), WhatsApp-Nachrichten, Kommentare und Nachrichten aus sozialen Netzwerken sowie Dateien.

Wenn ein Unternehmen Ihre Daten in DeeCore speichert, ist dieses Unternehmen verantwortlich. Bitte wenden Sie sich an das Unternehmen. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage weiter und unterstützen das Unternehmen bei der Antwort.

Ein Unternehmen kann seine Meta-Konten mit DeeCore verbinden. Ein Admin des Unternehmens meldet sich über Facebook Login for Business an und wählt im Fenster von Meta das Business-Portfolio und die Konten aus, die DeeCore nutzen darf. Das Unternehmen kann die Verbindung jederzeit trennen. Für diese Daten handeln wir als Auftragsverarbeiter des Unternehmens.

Für jedes verbundene Konto speichern wir seine Kennung, seinen Namen und den Zugangsschlüssel, den Meta ausgibt. Zugangsschlüssel werden verschlüsselt (AES-256-GCM) und in DeeCore nie angezeigt.

Bei verbundenen Werbekonten liest DeeCore Kontodaten (Name, Währung und Status), Namen, Status, Ziele und Budgets von Kampagnen, Anzeigengruppen und Anzeigen, Vorschauen der Anzeigenmotive sowie Kennzahlen wie Ausgaben, Impressionen, Reichweite, Klicks und Leads, auch aufgeschlüsselt nach Altersgruppe und Land. Das sind Zahlen über die Anzeigen, nicht über einzelne Personen.

Die Kennzahlen werden beim Öffnen einer Seite bei Meta abgerufen und nicht gespeichert. Wir speichern die Kontodaten und, wenn ein Nutzer einen Kampagnennamen in DeeCore mit einer Meta-Kampagne verknüpft, diese Verknüpfung.

DeeCore kann Beiträge veröffentlichen, die das Unternehmen verfasst, ihre Leistung anzeigen und Kommentare und Direktnachrichten in seinem Posteingang zeigen. Wir speichern Kennung, Namen und Bild der Seite oder des Kontos; aus DeeCore veröffentlichte Beiträge und ihre Kennzahlen; tägliche Kontokennzahlen (Follower, Reichweite und Interaktionen); und für jeden eingegangenen Kommentar und jede Nachricht die Kennung des Absenders auf der Plattform, den angezeigten Namen oder Benutzernamen, den Text, Links zu Anhängen (die Dateien bleiben bei Meta) und den Zeitpunkt.

DeeCore ordnet den Absender einem Kontakt im Arbeitsbereich des Unternehmens zu und legt bei Bedarf einen an. Ein Kommentar, der später auf Facebook oder Instagram gelöscht wird, wird in DeeCore nicht automatisch entfernt.

Wenn ein Unternehmen sein WhatsApp-Business-Konto verbindet, speichern wir die Kennungen des Kontos und der Telefonnummer sowie den verschlüsselten Zugangsschlüssel. Für jede Nachricht speichern wir die Telefonnummer, den Text, bei einem neuen Kontakt den WhatsApp-Profilnamen des Absenders, geteilte Standorte, den Zustell- und Lesestatus und den Zeitpunkt. Fotos, Sprachnachrichten und Dokumente werden in unseren Dateispeicher kopiert, damit sie verfügbar bleiben, nachdem die Kopie bei Meta abläuft.

DeeCore ordnet den Absender einem Kontakt zu und legt bei Bedarf einen an.

Wenn ein Unternehmen seine Meta-Lead-Formulare über seine Integration (Zapier) anbindet, werden die Antworten jedes Leads als Kontakt und Lead gespeichert, zusammen mit der Kampagne, Anzeigengruppe und Anzeige, aus der er stammt, und der Lead-Kennung von Meta.

Ein Unternehmen kann DeeCore Ergebnisse an Meta zurückmelden lassen, damit seine Anzeigen gemessen und optimiert werden: dass ein Lead eingegangen ist, qualifiziert wurde, einen Termin gebucht hat oder Kunde wurde, mit dem Wert des Deals. Welche Angaben dabei übermittelt werden, hängt davon ab, wie das Unternehmen diese Integration einrichtet.

Wir verkaufen oder vermieten Daten von Meta nicht und geben sie nicht an Datenhändler weiter. Wir nutzen sie nicht für unsere eigene Werbung, nicht zur Profilbildung und nicht zum Training von KI-Modellen, und wir führen die Daten verschiedener Kunden nicht zusammen. Wir nutzen sie nur, um die DeeCore-Funktionen bereitzustellen, die das Unternehmen gewählt hat, so wie es die Plattformbedingungen von Meta erlauben.

Das Trennen eines Werbekontos löscht die Verbindung und ihren Zugangsschlüssel. Das Trennen einer Seite, eines Instagram- oder WhatsApp-Kontos löscht die Zugangsschlüssel und beendet den Eingang neuer Daten; bereits eingegangene Beiträge, Kommentare und Nachrichten bleiben im Arbeitsbereich, bis das Unternehmen sie löscht oder uns darum bittet.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auf unserer Seite zur Datenlöschung: https://app.deecore.io/de/data-deletion.

Ein Unternehmen kann seinen YouTube-Kanal mit DeeCore verbinden. DeeCore nutzt dafür die YouTube API Services. Die verbindende Person meldet sich bei Google an, wählt den Kanal in Googles eigenem Fenster und bestätigt, welche Personen in ihrem DeeCore-Arbeitsbereich die Kommentare des Kanals sehen und beantworten dürfen. Mit dem Verbinden eines Kanals oder dem Hochladen eines Videos über DeeCore stimmt das Unternehmen den YouTube-Nutzungsbedingungen zu (https://www.youtube.com/t/terms). Wie Google selbst mit Daten umgeht, beschreibt die Google-Datenschutzerklärung (http://www.google.com/policies/privacy).

Für einen verbundenen Kanal speichern wir seine Kennung, seinen Namen und sein Bild sowie die Zugriffsschlüssel, die Google ausgibt (verschlüsselt, in DeeCore nie angezeigt). Wir speichern aus DeeCore hochgeladene Videos mit dem gewählten Titel, der Beschreibung, der Sichtbarkeit und der Angabe „für Kinder gemacht“; zu jedem Kommentar unter den Videos des Kanals die Kennung des Kommentars, den Kanalnamen und das Bild der kommentierenden Person, den Text, das Video und die Zeit; sowie tägliche Kanal- und Videokennzahlen (Aufrufe, Wiedergabezeit, Likes, Kommentare, gewonnene und verlorene Abonnenten).

YouTube-Kommentare erscheinen nur im DeeCore-Posteingang. DeeCore legt für Personen, die auf YouTube kommentieren, keine Kontakte an und verbindet Daten aus YouTube nicht mit anderen Daten im Arbeitsbereich.

Daten aus YouTube außer Kennzahlen werden mindestens alle 30 Tage bei YouTube aktualisiert oder gelöscht. Kennzahlen bleiben gespeichert, solange der Kanal verbunden ist, und mindestens alle 30 Tage prüfen wir, dass DeeCore noch auf den Kanal zugreifen darf.

Das Trennen eines Kanals in DeeCore entzieht DeeCore sofort den Zugriff bei Google, und die aus diesem Kanal gespeicherten Daten werden innerhalb von 7 Tagen gelöscht. Sie können DeeCore den Zugriff auch in Ihrem Google-Konto entziehen: https://security.google.com/settings/security/permissions; wir löschen die Daten dann innerhalb von 30 Tagen. Sie können uns jederzeit unter der Adresse im Abschnitt Kontakt bitten, die Daten zu löschen. Das Löschen von Daten in DeeCore löscht nie etwas auf YouTube.

• E-Mail und Kalender: Nutzer können ein Google-, Microsoft- oder anderes Postfach und einen Kalender verbinden. DeeCore ordnet dann E-Mails den Kontakten des Unternehmens zu und zeigt freie und belegte Zeiten für Buchungen. Zugangsschlüssel werden verschlüsselt.
• Telefonate: Anrufe laufen über das eigene Twilio- oder FreJun-Konto des Unternehmens oder über Microsoft Teams. DeeCore speichert Anrufdaten und, wenn die Aufzeichnung eingeschaltet ist, die Aufzeichnung.
• E-Mail-Versand: Marketing-E-Mails laufen über den eigenen E-Mail-Anbieter des Unternehmens oder über den E-Mail-Dienst von DeeCore (Amazon SES). System-E-Mails wie Einladungen und Passwort-Zurücksetzungen werden über Amazon SES versendet.
• Integrationen: Ein Unternehmen kann Ereignisse über Webhooks und Zapier an andere Werkzeuge senden.

KI-Funktionen sind optional und lassen sich für jeden Arbeitsbereich abschalten.

• Die Schreibhilfe sendet den Text, den ein Nutzer gerade schreibt, an Anthropic, um Formulierungen vorzuschlagen.
• Die Anruf-Transkription sendet Anrufaufzeichnungen an Deepgram, um ein Transkript zu erstellen.
• Second Chance (standardmäßig aus) sendet Name, Unternehmen, Position, Quelle, Notizen, Anrufnotizen und Anruf-Transkripte eines verlorenen Leads an Anthropic, um einzuschätzen, ob sich eine erneute Kontaktaufnahme lohnt. WhatsApp- und Social-Media-Nachrichten werden dafür nicht verwendet.

Marketing-E-Mails aus DeeCore enthalten ein kleines Bild und nachverfolgbare Links, damit das versendende Unternehmen sieht, ob eine E-Mail geöffnet oder ein Link angeklickt wurde. Für jedes Öffnen oder Klicken speichern wir den Zeitpunkt, den Link, die User-Agent-Kennung des Browsers und einen Hashwert der IP-Adresse, nie die IP-Adresse selbst. Jede Marketing-E-Mail enthält einen Abmeldelink mit einem Klick.

Wir nutzen die folgenden Dienstleister für den Betrieb von DeeCore. Jeder verarbeitet Daten nur nach unseren Weisungen. Unser Hauptstandort ist die EU (Amazon Web Services, Irland). Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA; wenn Daten die EU verlassen, stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

• Amazon Web Services: Server, Dateispeicher, Sicherungen, E-Mail-Versand und Protokolle.
• MongoDB Atlas: Datenbank.
• Vercel: Hosting der Web-Anwendung.
• Stripe: Zahlungen.
• Anthropic: KI-Schreibhilfe und Second Chance.
• Deepgram: Anruf-Transkription.
• Twilio, FreJun und Microsoft: Telefonate, meist über das eigene Konto des Kunden.
• Resend: E-Mail-Versand für Kunden, die ihn verbinden.
• Google und Microsoft: Anmeldung, verbundene Postfächer und Kalender. Google außerdem für verbundene YouTube-Kanäle (YouTube API Services).
• Meta: Verbindungen zu Facebook, Instagram, WhatsApp und Werbekonten.
• Zapier: Lead-Eingang und Integrationen.
• Unlayer: der Editor für E-Mail-Vorlagen.

• Daten im Arbeitsbereich (Kontakte, Leads, Deals, Nachrichten und Dateien): solange das Unternehmen sie behält. Endet ein Abonnement, wird der Arbeitsbereich schreibgeschützt; er wird gelöscht, wenn das Unternehmen uns darum bittet.
• Zugangsschlüssel verbundener Konten: bis das Konto getrennt wird.
• Anmeldesitzungen: 30 Tage.
• Benachrichtigungen und Protokolle von Webhook-Zustellungen: 30 Tage.
• Details zu Automatisierungsläufen: 90 Tage.
• Protokolle gesendeter System-E-Mails: 365 Tage.
• Öffnungs- und Klickereignisse von E-Mails sowie das Änderungsprotokoll eines Arbeitsbereichs: solange der Arbeitsbereich besteht. Wird die Löschung der Daten einer Person verlangt, werden ihre Angaben aus diesem Protokoll entfernt.
• Serverprotokolle: solange sie für Sicherheit und Fehlersuche erforderlich sind.
• Sicherungen: 30 Tage.

Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt (TLS). Passwörter werden nur als Einweg-Hash gespeichert, Zugangsschlüssel verbundener Konten verschlüsselt. Die Daten jedes Kunden sind von denen aller anderen getrennt, der Zugriff innerhalb eines Arbeitsbereichs folgt den Rollen, die das Unternehmen vergibt, und Änderungen werden protokolliert.

DeeCore verwendet nur, was für den Betrieb nötig ist: ein Anmelde-Cookie, ein Sicherheits-Cookie gegen gefälschte Anfragen, ein optionales Cookie für vertrauenswürdige Geräte bei der Zwei-Faktor-Anmeldung (14 Tage) und eine Spracheinstellung. Im lokalen Speicher Ihres Browsers merkt sich DeeCore den zuletzt geöffneten Arbeitsbereich und Anzeigeeinstellungen. Die öffentliche Buchungsseite speichert eine zufällige Kennung, damit ein von Ihnen reservierter Termin Ihnen zugeordnet bleibt. Wir verwenden keine Werbe- oder Analyse-Cookies.

Wenn ein Admin Meta-Konten verbindet, läuft auf diesem Bildschirm das Anmeldeskript von Meta, das eigene Cookies von Meta setzen kann.

Sie können Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung, Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung oder eine Kopie zur Übertragung verlangen und der Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen widersprechen (Art. 15–21 DSGVO). Wenn wir Daten für ein Unternehmen verarbeiten, das DeeCore nutzt, leiten wir Ihre Anfrage an dieses Unternehmen weiter.

Wie Sie Daten aus Facebook, Instagram oder WhatsApp löschen, steht unter https://app.deecore.io/de/data-deletion. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem EU-Land, in dem Sie leben oder arbeiten, oder dort, wo wir unseren Sitz haben.

DeeCore ist ein Werkzeug für Unternehmen und nicht für Kinder bestimmt. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Kindern für eigene Zwecke.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich DeeCore ändert. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung; über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kunden, bevor sie gelten.

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten schreiben Sie an info@deecke-creativeagency.com.